Automaatio on ollut tietotyön pelastaja jo vuosikymmenten ajan, mutta nyt tekoälyagentit ja AI-assistentit uhkaavat ottaa sen paikan. Vai täydentävätkö ne toisiaan? Pureudutaan siihen, mikä oikeastaan erottaa ratkaisut toisistaan ja mihin käyttötarkoituksiin eri ratkaisut soveltuvat parhaiten.
Ohjelmistoautomaatio eli RPA (Robotic Process Automation) on ollut arkea monissa organisaatioissa jo yli vuosikymmenen. Se jäljittelee ihmisen toistuvia ja sääntöihin perustuvia tietotyön tehtäviä, kuten lomakkeiden täyttämistä, raportointia tai tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen. Se toimii nopeasti, väsymättä ja tarkasti, kunhan säännöt on määritelty.
AI-assistentti taas toimii ikään kuin vuorovaikutteisena käyttöliittymänä tekoälyyn: se tarjoaa helpon tavan käyttää älykkäitä malleja kirjoittamiseen, tiedonhakuun, suunnitteluun tai vaikkapa koodin tarkistukseen. Assistentti ei tee päätöksiä käyttäjän puolesta, mutta nopeuttaa ajattelua ja toimeenpanoa.
Tekoälyagentit ovat uudempi tulokas. Ne eivät enää tarvitse yksityiskohtaisia sääntöjä tai if-then-logiikkaa. Sen sijaan ne oppivat havainnoista, ohjauksesta ja vuorovaikutuksesta. Uusimmat agentit, kuten LLM-pohjaiset (Large Language Model) ratkaisut, kykenevät ymmärtämään luonnollista kieltä, tekemään päätöksiä epävarmuuden vallitessa ja jopa neuvottelemaan käyttäjän kanssa parhaasta toimintatavasta.
Ohjelmistoautomaation vahvuudet liittyvät erityisesti rutiinitehtäviin, joihin on olemassa selkeät säännöt ja määritellyt tietojärjestelmät. Automaatio loistaa prosesseissa, joissa korostuvat virheettömyys ja nopeus. Tyypillisiä käyttökohteita ovat esimerkiksi laskujen käsittely, tietojen syöttö tai muutosten ja toimintojen kirjaamisen automatisointi.
AI-assistentit toimivat tehokkaina apuvälineinä käyttäjän ajattelun, suunnittelun ja kirjoittamisen tukena. Ne toimivat käyttöliittymänä erilaisiin tekoälyteknologioihin luonnollisella kielellä. Niitä käytetään muun muassa asiakirjaluonnosten tekemiseen, kokousmuistioiden kirjoittamiseen, ideointiin ja ongelmanratkaisuun. Assistentti ei itsessään ole "älykäs toimija", mutta se tuo tekoälyn käyttäjän ulottuville helposti ja nopeasti.
Tekoälyagentit puolestaan sopivat monimutkaisiin ja monitulkintaisiin tehtäviin, joissa tarvitaan kontekstin ymmärtämistä ja kykyä tehdä tilannekohtaisia valintoja. Niitä hyödynnetään esimerkiksi asiakasprosessien ohjauksessa, poikkeamien käsittelyssä ja päätöksenteon tukemisessa, joissa seuraava toimenpide ei ole ennalta määrätty. Käytännön sovelluksia ovat esimerkiksi myyntiprosessien jatkuva optimointi, tukipyyntöjen priorisointi sekä liiketoimintaa koskevien havaintojen seuranta ja niihin reagoiminen.
Monessa organisaatiossa nähdään käytössä hybridimalli: automaatio hoitaa mekaanisen osan, tekoälyagentti tuo älyä mukaan ja AI-assistentti toimii siltana näiden välillä.
Ohjelmistoautomaation plussat:
Haasteet:
AI-assistentin plussat:
Haasteet:
Tekoälyagentin plussat:
Haasteet:
On houkuttelevaa nähdä tekoälyagentti automaation seuraavana kehitysaskeleena, mutta todellisuus on monimutkaisempi. Siinä missä ohjelmistoautomaatio toimii kuin koneistettu sihteeri, tekoälyagentti muistuttaa enemmän uutta kollegaa, jonka kanssa pitää opetella yhteistyö. AI-assistentti taas toimii kuin käyttöliittymä tälle uudelle yhteistyölle tuoden älyn käyttäjän ulottuville, mutta jättäen päätökset tämän vastuulle.
Todennäköisesti parhaat tulokset syntyvät näiden yhdistelmästä. Automaatio hoitaa prosessin mekaanisen ytimen, tekoälyagentti tuo siihen sopeutumiskykyä ja ymmärrystä ja assistentti auttaa käyttäjää hyödyntämään molempia helposti ja tehokkaasti. Käyttäjä saa vähemmän tylsää työtä ja enemmän aikaa luovaan, analyyttiseen tai vuorovaikutteiseen tekemiseen – ainakin ideaalitilanteessa.