Hallinto - Yhtiökokous ja kokousmateriaalit

Yhtiökokous on Loihde Oyj:n ylin päättävä elin. Yhtiökokouksessa osakkeenomistajat päättävät muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapauden antamisesta hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten valinnasta ja palkkiosta sekä tilintarkastajan valinnasta ja tilintarkastajan palkkiosta.

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain yhtiön hallituksen määräämänä ajankohtana kesäkuun loppuun mennessä ja siinä käsitellään osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat sekä mahdolliset muut kokouskutsussa mainitut ehdotukset. Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa.

Osakkeenomistajalla on oikeus osakeyhtiölain mukaisesti saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Varsinainen yhtiökokous 2023

Loihde Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 4.5.2023 klo 14.00 Seinäjoella Framin auditoriossa osoitteessa Frami B, Kampusranta 9, 60320 Seinäjoki.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kokouspaikalla klo 13.00.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon, ja yhtiökokousta on mahdollista seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet ennakkoäänestykseen ja verkkolähetyksen seuraamiseen ovat jäljempänä. Verkkolähetys alkaa 4.5.2023 klo 14.00. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä ehdotuksia tai äänestää. Verkkolähetyksen seuraamista ei katsota yhtiökokoukseen osallistumiseksi eikä osakkeenomistajan oikeuksien käyttämiseksi.

Yhtiökokouskutsu
Esityslista
Loihde Oyj:n vuosikertomus 2022 sisältäen hallituksen toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen sekä tilintarkastuskertomuksen, selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä ja palkitsemisraportin
Loihde Oyj – palkitsemispolitiikka 2022 (hyväksytty varsinaisessa yhtiökokouksessa 2022)
Hallitukseen ehdotettavien uusien jäsenten esittelyt
Yhitökokouskutsun liitteet:
1. Hallituksen pitkän aikavälin osakepohjaisen palkkiojärjestelmän ehdot, nimitystoimikunnan ehdotus
2. Hallituksenpitkän aikavälin osakepohjaiseen palkkiojärjestelmään liittyvän suunnatun maksullisen osakeannin ehdot ja osakkeiden jakautuminen merkitsijöiden kesken, nimitystoimikunnan ehdotus

Ilmoittautuminen

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 21.4.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Loihde Oyj:n osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 27.4.2023 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa 31.3.2023 klo 10.00.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) tälle sivulle 31.3.2023 avattavan linkin kautta
b) sähköpostitse osoitteeseen osakeasiat@loihde.com tai
c) kirjeitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, PL 1110, 00101 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Ilmoittautumisessa internetsivujen kautta käytetään vahvaa tunnistautumista suomalaisilla pankkitunnuksilla. Osakkeenomistajien Loihde Oyj:lle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 21.4.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 28.4.2023 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä, sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Ilmoittautumisvelvollisuus koskee myös ns. pitkäaikaisvaltakirjan antaneita osakkeenomistajia tai heidän asiamiehiään.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Lomake valtakirjaa varten löytyy Loihteen verkkosivuilta www.loihde.com/yhtiokokous.

Allekirjoitettu valtakirja pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen osakeasiat@loihde.com tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, PL 1110, 00101 Helsinki. Valtakirjan tulee olla perillä viimeistään 27.4.2023 klo 16.00.

Henkilöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona valtuuttaa asiamiehen sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä.

Yhteisöomistajat voivat käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä asiamiehen Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa asiamiehen tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja suomi.fi/valtuudet-sivustolla.

Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta yhtiön internetsivujen välityksellä 31.3.2023 klo 10.00 – 27.4.2023 klo 16.00 välisenä aikana.

Ennakkoäänestystä varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.

Osakkeenomistajan nimeämän asiamiehen ei ole mahdollista äänestää ennakkoon osakkeenomistajan puolesta.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.loihde.com/yhtiokokous.

Kysymysten esittäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus esittää etukäteen kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen viestinta@loihde.com ja niiden tulee olla perillä viimeistään 27.4.2023 kello 16 mennessä. Yhtiö pyrkii mahdollisuuksien mukaan vastaamaan kysymyksiin kokouksessa.

Etukäteen esitetyt kysymykset eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukaisia kysymyksiä, vaan lakiin perustuvan kyselyoikeuden nojalla esitettävät kysymykset tulee esittää yhtiökokouksessa.

Kokouksen seuraaminen verkossa videolähetyksen välityksellä

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen välityksellä. Kokouksen seuraamista suorana verkkolähetyksenä ei katsota osallistumiseksi yhtiökokoukseen, eikä verkkolähetyksen välityksellä ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai muita osakkeenomistajan oikeuksia yhtiökokouksessa.

Videolähetyksen seuraamista varten osakkeenomistajan tulee rekisteröityä lähetyksen seuraajaksi tälle sivulle 31.3. lisättävän linkin kautta viimeistään 2.5.2023.

Muut tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Loihde Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 28.3.2023 yhteensä 5 729 709 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallitus on 28.3.2023 päättänyt valtuutuksensa nojalla lisäksi 12 389 osakkeen liikkeeseenlaskusta. Loihde-konsernin hallussa on 400 yhtiön omaa osaketta, joilla ei ole äänioikeutta yhtiökokouksessa.

Yhtiökokouksen tietosuojaseloste

****