Bolagsstämma

Ordinarie bolagsstämma 2023

Aktieägarna i Loihde Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls torsdagen den 4 maj 2023 kl. 14.00 i Seinäjoki, i Framis auditorium på adressen Frami B, Kampusranta 9, 60320 Seinäjoki.

Mottagande av personer som anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar på platsen för stämman kl. 13.00.

Aktieägare kan utöva sin rösträtt även genom förhandsröstning och har även möjlighet att följa en webbsändning från bolagsstämman. Anvisningar för att förhandsrösta och för att följa webbsändningen finns nedan. Webbsändningen börjar den 4 maj 2023 kl. 14.00. Via webbsändningen är går det inte att ställa frågor, lägga fram förslag eller rösta. Att följa webbsändningen anses inte vara deltagande i bolagsstämman och inte heller utövande av aktieägarens rättigheter.

Kallelse till bolagsstämma
Föredragningslista
Förslag till bolagsstämma 2023
Loihde Abp:s årsberättelse 2022 (på finska), som innehåller styrelsens verksamhetsberättelse, bokslut, koncernbokslut, bolagsstyrningsrapport och ersättningsrapport
Ersättningspolicy (på finska)
Presentation om personerna som föreslås bli styrelsemedlemmar
Bilagor (på finska):
Villkor för styrelsens långsiktiga aktiebaserade incitamentssystem
Villkor för den riktade aktieemission mot vederlag som är en del av det långsiktiga aktiebaserade incitamentssystemet för styrelsen och fördelningen av aktier mellan tecknarna
Aktieägare Tuuli Holkkolas yrkande till Loihde Abp:s ordinarie bolagsstämma

Anmälan

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som på bolagsstämmans avstämningsdag den 21 april 2023 är antecknad som aktieägare i Loihde Abp:s aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Oy. Aktieägare vars aktier är registrerade på dennes personliga finländska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i bolagsstämman ska anmäla sig senast den 27 april 2023 kl. 16.00. Vid denna tidpunkt ska anmälan vara bolaget till handa. Anmälan och förhandsröstningen börjar den 31 mars 2023 kl. 10.00.

Anmälan till bolagsstämman kan göras:

a) via länken: Anmälan till bolagsstämman

b) via e-post till adressen aktiearenden@loihde.com eller

c) skriftligen till Euroclear Finland Oy, PB 1110, 00101 Helsingfors.

I samband med anmälan ska anges aktieägarens namn, personbeteckning eller FO-nummer, adress, telefonnummer samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning. Vid anmälan via webbplatsen används stark autentisering med finländska bankkoder. De personuppgifter som aktieägare överlåter till Loihde Abp eller Euroclear Finland Oy används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandling av därtill anknutna nödvändiga registreringar.

Aktieägaren, dennes representant eller ombud ska vid behov på platsen för stämman kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka denne skulle ha rätt att på bolagsstämmans avstämningsdag den 21 april 2023 vara antecknad i aktieägarförteckningen som förs av Euroclear Finland Oy. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 28 april 2023 kl. 10.00 tillfälligt finns antecknad i den aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Oy. För de förvaltarregistrerade aktiernas del betraktas detta som anmälan till bolagsstämman. Ändringar i aktieinnehav efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid begära av sin egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar som gäller tillfälligt införande av aktieägare i aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter och röstningsanvisningar samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförvaltare ska anmäla ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i den ordinarie bolagsstämman att tillfälligt införas i bolagets aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt samt se till att vid behov förhandsrösta på ägaren till förvaltarregistrerade aktiers vägnar innan anmälningstiden för ägare av förvaltarregistrerade aktier upphör.

Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.

Förutom att inlämna fullmakter ska aktieägaren eller dennes ombud anmäla sig till bolagsstämman på det sätt som beskrivs i den här kallelsen. Skyldigheten att anmäla sig gäller även aktieägare som gett s.k. långtidsfullmakter eller deras ombud.

Aktieägarens ombud ska uppvisa daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt påvisa sin rätt att företräda aktieägaren på bolagsstämman. Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman och dessa företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren. Blanketten för fullmakten och röstningsinstruktionerna finns på Loihdes webbplats www.loihde.com/bolagsstamma.

Den undertecknade fullmakten ska skickas via e-post till adressen aktiearenden@loihde.com eller per post till Euroclear Finland Oy, PB 1110, 00101 Helsingfors. Fullmakten ska vara framme senast den 27 april 2023 kl. 16.00.

En aktieägare som är en fysisk person kan som alternativ till traditionell fullmakt bemyndiga ett ombud i samband med den elektroniska anmälan.

En aktieägare som är en organisation kan även använda den elektroniska Suomi.fi-fullmaktstjänsten i stället för en traditionell fullmakt. Härvid bemyndigar organisationen sitt utsedda ombud i Suomi.fi-tjänsten på adressen www.suomi.fi/fullmakter genom att använda fullmaktsärendet ”Företrädande vid bolagsstämman”. I Euroclear Finland Oy:s bolagsstämmotjänst ska ombudet i samband med registreringen identifiera sig med stark elektronisk autentisering och därefter kontrolleras det elektroniska bemyndigandet automatiskt. Stark elektronisk autentisering fungerar med bankkoder eller mobilcertifikat. Mer information finns på sidan suomi.fi/fullmakter.

Förhandsröstning

Aktieägare som har ett finländskt värdeandelskonto kan rösta på förhand via bolagets webbplats gällande vissa punkter på bolagsstämmans föredragningslista mellan den 31 mars 2023 kl. 10.00 och den 27 april 2023 kl. 16.00.

För förhandsröstningen måste aktieägaren först anmäla sitt deltagande i bolagsstämman.

Vid förhandsröstning kan aktieägaren inte utnyttja sin frågerätt i enlighet med aktiebolagslagen eller rätten att kräva omröstning om aktieägaren inte personligen eller via ombud deltar i stämman på plats.

Det är inte möjligt för aktieägarens ombud att rösta på förhand på aktieägarens vägnar.

För ägare av förvaltarregistrerade aktier sker förhandsröstningen genom kontoförvaltaren. Kontoförvaltaren kan förhandsrösta på de ägare av förvaltarregistrerade aktiers vägnar som denne representerar i enlighet med dessas röstningsanvisningar inom den utsatta anmälningstiden för förvaltarregistrerade aktier.

Beslutsförslag som eventuellt är föremål för förhandsröstning anses ha lagts fram utan ändringar på bolagsstämman. Villkoren för den elektroniska förhandsröstningen och andra relevanta instruktioner finns på bolagets webbplats på adressen www.loihde.com/bolagsstamma.

Möjlighet att ställa frågor på förhand

Aktieägare har möjlighet att på förhand inkomma med frågor om ärenden som behandlas på bolagsstämman. Frågorna bör tillställas bolaget senast den 27 april 2023 kl. 16 via e-post till adressen viestinta@loihde.com. Bolaget avser att i möjligaste mån besvara frågorna under bolagsstämman.

De på förhand inkomna frågorna är inte frågor i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen, utan sådana frågor med stöd i lagens frågerätt ska ställas på bolagsstämman.

Möjlighet att följa stämman via videosändning på internet

Aktieägare har möjlighet att följa en videosändning från bolagsstämman på internet. Att följa med bolagsstämman via videosändningen anses inte utgöra deltagande i bolagsstämman, och via videosändningen är det heller inte möjligt att utöva frågerätt i enlighet med aktiebolagslagen eller andra rättigheter som aktieägaren har på bolagsstämman.

För att följa videosändningen måste aktieägaren registrera sig som följare av sändningen här senast den 2 maj 2023.

Övrig information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen frågerätt vid stämman beträffande ärenden som behandlas på stämman.

Ändringar i aktieinnehav efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

På dagen för denna stämmokallelse den 28 mars 2023 uppgår det totala antalet aktier och röster i Loihde Abp till 5 729 709. Bolagets styrelse har den 28 mars 2023 med stöd av ett bemyndigande beslutat att emittera ytterligare 12 389 aktier. Loihdekoncernen har i sin besittning 400 av bolagets egna aktier som inte har rösträtt på bolagsstämman.

Dataskyddsbeskrivning för bolagsstämma

———————————–