LähiTapiola Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö hallinnoi yli viiden miljardin euron vakuutusvastuita. Vakuutusvastuiden laskennassa arvioidaan vakuutusyhtiön tulevat velvoitteet asiakkaille. Näiden vastuiden luotettava laskenta on keskeinen osa yhtiön vakavaraisuuden hallintaa, viranomaisraportointia ja liiketoiminnan päätöksentekoa. Kun vastuuvelkalaskennan taustalla oleva tietovarastoratkaisu uudistui, LähiTapiola halusi varmistaa, että laskennat toimivat.
Kirjanpidollinen vastuuvelkalaskenta perustuu useista lähteistä kerättävään dataan, jonka avulla arvioidaan vakuutusyhtiön tulevia velvoitteita vakuutuksenottajille. Laskennan tulokset raportoidaan säännöllisesti viranomaisille, minkä vuoksi tiedon oikeellisuus ja jäljitettävyys ovat kriittisiä. Laskennan pohjana olevan tiedon laadun riskit, kontrollien riittävyys ja tietovirran toimivuus haluttiin todentaa ulkoisen auditoijan toimesta.
Loihde toteutti auditoinnin, jonka tavoitteena oli arvioida ratkaisun laadun nykytila, tunnistaa kehityskohteet ja luoda pohja tiedonhallinnan sekä kontrollien pitkäjänteiselle kehittämiselle. ”Auditointiin osallistuivat tiedolla johtaminen ja aktuaaritoiminto. Uudistimme keskeisen tietovarastomme ja halusimme varmistaa viranomaisraportointiin käytettävän tiedon laadun”, palvelujohtaja Ari Hiltunen LähiTapiolalta kertoo.
Auditointityö käynnistettiin esiselvityksellä, jossa määriteltiin auditoinnin tavoitteet, laajuus ja painopistealueet. Samalla käytiin läpi olemassa olevaa dokumentaatiota sekä haastateltiin keskeisiä asiantuntijoita.
"Jo alkuvaiheessa selvisi, että tietovarastoratkaisun arkkitehtuuri ja dataputkien perusrakenteet olivat hyvällä tasolla ja testaus oli laajaa. Kehityskohteita havaittiin lähinnä siinä, että laskentaprosessissa ja testaamisessa tekeminen on monin paikoin manuaalista ja täten vaikeasti skaalattavaa", Loihteen Senior Consultant Taina Lepistö kuvailee lähtötilannetta.
Varsinainen auditointi toteutettiin työpajojen ja haastattelujen sarjana. Työn aikana tarkasteltiin eri tuotealueita, tukitoimintoja, tietovirtoja, keskeisiä käsitteitä, tietolaatuhaasteita ja kontrollipisteitä koko prosessin läpi. Auditointi kattoi koko prosessin tiedon syntymisestä raportointiin. Työn aikana muodostettiin yhteinen tilannekuva tiedon laadun nykytilasta sekä tunnistettiin keskeiset riskit ja kehityskohteet.
Auditointiprojekti kasvatti yhteistä ymmärrystä ja näkemystä. Auditointia vetänyt Loihteen Principal Consultant Kenneth Ståhls kertoo työn keskeisimmistä tuloksista: "Lisäarvoa tuotimme ennen kaikkea tekemällä näkyväksi keskeiset riskit, kokoamalla yhteisen tilannekuvan ja osoittamalla konkreettiset kehityskohteet. Lisäksi löysimme tekoälyn käyttömahdollisuuksia, joilla voidaan auttaa vakuutuskäsittelijöiden arkea. Toimme myös esiin miten automaattisia laatukontrolleja kannattaa vaiheittain rakentaa sisään ja tuoda laadunhallinta osissa lähemmäs datan syöttämistä."
Auditoinnin aikana kävi ilmi, että tiedon laadun merkitys ymmärrettiin organisaatiossa. Eri asiantuntijat tunnistivat oman roolinsa osana kokonaisuutta ja olivat aktiivisesti mukana kehittämässä toimintaa.
"Arvokasta oli se, että henkilöt pääsivät avaamaan käsitteitä ja puhumaan tiedon laadusta eri laatudimensioiden kautta. Asiakkaan sitoutuminen näkyi koko projektin ajan. Työpajat, haastattelut ja keskustelut järjestyivät sujuvasti, ja eri asiantuntijat olivat aidosti kiinnostuneita rakentamaan yhteistä näkemystä tiedon laadun kehittämisestä", Lepistö ja Ståhls summaavat.
Auditoinnin perusteella suurimmat kehitysmahdollisuudet liittyivät tiedon laadun hallinnan automatisointiin, manuaalisten työvaiheiden vähentämiseen sekä data governance -mallin vahvistamiseen.
Loihde laati suosituksia laatusääntöihin ja automaattisten laatukontrollien rakentamisesta sekä esitti mallin laatumoottorista, jonka avulla tiedon laadun valvontaa voidaan automatisoida vaiheittain.
Auditointi eteni sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Auditoinnin lopputuloksena LähiTapiola sai kokonaisvaltaisen näkemyksen tiedon laadun nykytilasta, kontrollien toimivuudesta sekä keskeisimmistä kehityskohteista.
Työ auttoi tunnistamaan, mitä tehdään jo hyvin, missä suurimmat pullonkaulat sijaitsevat ja mihin jatkokehitystoimenpiteet kannattaa kohdistaa ensimmäisenä. Samalla syntyi konkreettinen pohja tiedon laadun, sisäisen valvonnan ja raportoinnin luotettavuuden edelleen kehittämiselle.
Palvelujohtaja Ari Hiltunen summaa tulokset: ”Yhteistyö Loihteen kanssa sujui erinomaisesti. Saimme hyödyllisiä suosituksia jatkokehitykseen ja laadukkaan kuvauksen tiedon laadun nykytilasta uudessa tietovarastossa.”