Tietosuojaseloste: rekrytointi

Loihde Oyj (0747682-9), Silmukkatie 6, 65100 Vaasa 

Loihde Trust Oy (0863729-2), Atomitie 5, 00370 Helsinki 

Loihde Cloudon Oy (2487158-0), Atomitie 5, 00370 Helsinki 

Loihde Advance Oy (1645592-3), Aleksanterinkatu 15B, 00100 Helsinki  

Loihde Factor Oy (2586213-3), Kirkkokatu 21, 90100 Oulu

Tietosuojavastaava Antti Hemmilä

Aleksanterinkatu 15B, 00100 Helsinki 

+358 40 515 3993

privacy@loihde.com 

Loihde-konsernin keskitetty rekrytointirekisteri 

Rekisterin rekisteröityjä ovat Loihde-konsernin sisäiset ja ulkoiset työnhakijat, jotka hakevat rekisterinpitäjän avoimiksi ilmoittamia työpaikkoja tai jättävät avoimen työhakemuksen.  

Hakija voi myös tallentaa perustietonsa Loihteen omaan tai kolmannen tahon rekrytointijärjestelmään, jolloin tästä muodostuu avoin hakemus. Mikäli henkilö tämän jälkeen kohdistaa hakemuksensa avoimeen tehtävään, muodostuu tästä tehtäväkohtainen hakemus. Pääsääntöisesti hakija itse kohdentaa hakemuksensa tiettyyn tehtävään, mutta tämän voi hakijan suostumuksella tehdä myös rekrytointiasiantuntija. 

Rekisteriin kuuluu, etukäteen määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti, tietoja myös niistä jo päättyneisiin hakuprosesseihin osallistuneista työnhakijoista, joita ei ole valittu avoimiin tehtäviin. 

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä rekisteröidyistä tarvittavat tiedot työntekijän valintaa varten. Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin läpivienti edellyttää. 

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat: 

• avointen tehtävien täyttämisen edellyttämä henkilötietojen käsittely hakemuksen jättämisestä työntekijän tai -tekijöiden valintaan (ts. rekrytointiprosessin läpivienti), mukaan lukien hakijoiden arviointi ja hakijoiden informointi tehdyistä valinnoista 

• hakijoiden ehdokaskokemuksen mittaaminen 

• työsopimuksen tekeminen valitun / valittujen työntekijöiden kanssa 

• tilastotietojen keruu rekrytointiprosesseista 

• tietojen käyttö informointitarkoituksiin, esimerkiksi avoimista tehtävistä sekä Loihde-konsernin tapahtumista ja tilaisuuksista ilmoittaminen 

• lain sallimien turvallisuusselvitysten sekä muiden arviointien ja taustaselvitysten tekeminen tai teettäminen 

• työoikeudellisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen 

• lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen 

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää myös profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profilointia käytetään rekrytoinnin yhteydessä tehtävissä soveltuvuusarvioinneissa. Soveltuvuusarviointien avulla arvioidaan hakijoiden ominaisuuksia työntekijänä. Soveltuvuusarvioinnit ovat osa työhönotossa tehtävää kokonaisarviota ja niitä käytetään rekrytointipäätösten tukena. Tavoitteena on löytää hakijoista työtehtävään parhaiten sopiva henkilö. 

Suostumus 

Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti rekisteröidyn suostumukseen hänen osallistuttuaan rekrytointiprosessiin. Suostumus toimii rekisterissä käsittelyperusteena myös esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä pyytää rekisteröityä osallistumaan tiettyihin rekrytoinnin yhteydessä suoritettaviin arviointeihin tai pyytää rekisteröidyltä luvan tarvittavien taustaselvitysten tekemiseen. 
 
Rekisteröidyn suostumuksella hänen jättämäänsä avointa hakemusta voidaan käyttää etsittäessä rekrytointijärjestelmään tehtyjen hakemusten perusteella sopivia kandidaatteja avoimiin työtehtäviin. 

Oikeutettu etu 

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi. Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on rekisteröidyn hakemukseen perustuva asiallinen yhteys. 

Rekisterinpitäjä voi tällä perusteella käsitellä henkilötietoja myös työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi ja esittämiseksi tai sellaisen puolustamiseksi. 

Sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano 

Rekisterissä käsitellään henkilötietoja työsopimuksen tekemiseksi valitun työnhakijan kanssa. 

Lakisääteinen velvoite 

Kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle laissa asetetun velvoitteen täyttämiseksi, käsittelyperusteena toimii lakisääteinen velvoite. 

• Henkilön nimi- ja yhteystiedot  

• Hakuprosessissa arvioitavat taustatiedot, kuten koulutus- ja tutkintotiedot, aikaisempi työkokemus sekä osaamiset, kielitaito, CV ja saatekirje sekä mahdolliset muut liitteet tai LinkedIn-profiili  

• Tarkemmat tiedot työsopimuksen laatimista varten, kuten henkilötunnus tai syntymäaika, kaikki etunimet, kansalaisuus- ja työlupatiedot ja sukupuoli (valinnainen).  

• Suostumukset koskien henkilöarviointeja, taustaselvityksiä tai hakemuksen käyttämistä muissa hakuprosesseissa.  

• Hakijasta soveltuvuusarviointitestien perusteella saatavat tiedot (profilointitiedot) 

• Rekisteröidyn kiinnostuksen kohteina olevat työtehtävät ja niiden sijaintipaikat 

• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen viestintä. Rekrytointiprosessin aikana kerätään tai tuotetaan tallenteita muun muassa seuraavien toimintojen osalta: arviointikyselyt ja videohaastattelut. 

• Mahdollisesti Loihteen omilla verkkosivuilla työhakemuksen jättäneiden rekisteröityjen osalta tallennetaan eräitä tunniste- tai käyttäytymistietoja, kuten tieto verkkosivustosta, jolta he ovat päätyneet Loihteen rekrytointisivustolle sekä henkilön kulloinkin käyttämä IP-osoite sekä käytetty verkkoselain.   

Rekisterinpitäjä säilyttää hakukohtaisia tietoja enintään 24 kuukautta laskettuna haun päättymisen tai valintapäätöksen ajankohdasta.  

Rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot niiden säilytysajan päätyttyä siten, että tiedoista ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä. 

Mikäli hakemus on tehty Loihteen käyttämän kolmannen tahon operoiman rekrytointijärjestelmän kautta, hakija voi haluamanaan ajankohtana joko poistaa kyseisessä rekrytointijärjestelmässä olevan hakijaprofiilinsa itse tai pyytää tietojensa poistamista suoraan rekrytointijärjestelmän hallinnoijalta.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään hänen täyttäessään työhakemuksen. 

Tehtävään harkittavan henkilön osalta henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä (taustaselvitykset), kuten Suojelupoliisilta mahdollista turvallisuusselvitystä varten rekisteröidyn suostumuksella tai luottotietorekisterinpitäjiltä lain sallimissa puitteissa. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan Loihde-konsernin yhtiöiden kesken (yhteisrekisterinpitäjät). 

Loihde käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Loihde tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Alihankkijat tuottavat mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja ja työkaluja viestinnän ja markkinoinnin hallintaan.  

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. EU:n tai ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. 

Jos käsittelemme henkilötietoja rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, hänellä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus osittain tai kokonaan. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneeseen henkilötietojen käsittelyyn. 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Loihteelta vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietoja, sekä oikeus tietää henkilötietojen käsittelytavat, kuten käsittelyn tarkoitukset ja käsiteltyjen henkilötietojen kategoriat. Hänellä on lisäksi oikeus saada jäljennös henkilötiedoista, joita käsittelemme hänestä. Mikäli henkilö pyytää useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. 

Rekisteröidyllä on oikeus viivytyksettä saada virheelliset henkilötietonsa oikaistuiksi sekä oikeus täydentää puutteellisia henkilötietoja toimittamalla lisätietoja. 

Loihde poistaa rekisteröidyn henkilötiedot pyynnöstä edellyttäen, ettei Loihteella ole osapuolten välisten velvoitteiden tai sovellettavien lakien tai määräysten perusteella velvollinen niitä säilyttämään. Tietyissä tietosuojalainsäädännön tarkoittamissa tilanteissa rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen.  

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. 

Henkilötiedot salataan käyttämissämme järjestelmissä ja tietoliikenteessä tehokkaaksi toteamillamme salaustekniikoilla aina kun se on mahdollista. 

Henkilötiedot on turvattu fyysisesti turvallisten laitetilojen sekä kulunvalvonnan avulla. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne työntekijämme, joille se on tarpeellista työtehtävien suorittamisen kannalta. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.